如何在没有办公室的情况下有效工作

　　一开始我们便决定不适用办公室。对于一个基于网络并专注于与IT公司合作的小型翻译公司来说，这是符合逻辑的选择。现在，在过了10年后，Alconost拥有来自世界各地超过300名员工。我们的员工非常多样化：除了翻译外，我们还雇佣了市场营销专家，上下文广告专家，销售专员，编辑，本土化管理者以及视频制作人。但尽管我们不断发展着，我们仍然认为办公室是无用的，并且我们能够坦然接受这一选择。作为我们公司的联合创始人，我将在此与你们分享没有办公室的我们是如何有效工作的。

　　office（from damselsinsccess）

　　不设立办公室对我们的业务具有较大且积极的影响。我们的客户来自世界各地，所以他们经常会在我们本地工作时间以外的时间给我们的管理者发邮件。因为时间的差异，如果我们像其它公司那样待在办公室里正常办公，我们可能需要花费好几天的时间与远距离的客户交流并解决问题。而我们并未将员工束缚在严格的8小时工作时间里，相反地，我们让他们能够在任何方便的时候快速回复信息。客户想看到的是快速的回复，即使只是“我将收集必要的信息并在明天给你答复”。客户开心我们也就开心。

　　我们未设立办公室并不是因为我们不想拥有一个更轻松的空间。答案恰恰相反：通常情况下我们总是需要在几分钟内，而不是几个小时内完成任务。我们的Nitro快速在线翻译服务上的一半订单都需要在2个小时以内完成。关于Nitro，我们向所有客户承诺会在1个小时内做出答复。而如果我们忠于一个固定的办公时间，我们便不可能做到这点。

　　我们的公式是：远程工作+员工+自由-控制

　　我们成功的公式是远程工作加上优秀的员工和开放的时间表并减去专制的控制。如今远程工作很常见—-即你可以在任何地方工作，只要你能够完成任务就好。对于时间表也是如此：我们并不在乎你在什么时候工作以及你完成了多少任务。重要的是你能够解决任务，并快速完成项目，不让其他员工因为你的延迟而延迟。就像我觉得在凌晨2，3点最容易写出文章，即解决了一天的所有问题后我能够用两个小时完成一整周的工作量。

　　我们并不会要求员工去填写工作时间记录表，在他们的计算机上安装追踪软件去监控他们的工作时间，或要求他们提交正在工作的截图。我们的方法是截然不同的。在员工身上设定计时器和日常表对于员工和公司来说都是适得其反的。如果一个人真正付出了努力，我们便可以在他所完成的任务以及同事和客户的满意度中看到答案。而如果一个人拖了后腿，我们也能够清楚地看到。我们重视的是结果而不是导致这些结果的过程。我们所感兴趣的是业务而非控制。

　　我们公式的另一个组件是“优秀的员工”。如果没有这些人，我们便不可能完成任何工作。而优秀是个关键。如果有人只是拥有那些想要8个小时坐在椅子上并且不关心自己到底在做什么事，他们便不可能在这里长待。如果有人只是想借此赚钱，那么这些人也并不适合我们公司。

　　我是如何定义优秀呢？我会在面试时询问应聘者许多问题—-有些人问题较为私人，也有些问题会让他们感到不便。在交谈的最后，我将能够清楚地看出应聘者的心理。回顾我所有的面试经历，我认为这些对话能够帮助我们辨别一个人是否适合我们公司。

　　当然了，我们也有可能犯错，就像有时候员工会失去动机并选择离开。这时候我们会努力争取每一位员工：我们会尝试着识别他们改变态度的原因，并激励他们回来，让他们想想那些让自己开心的工作。而如果我们未能成功挽留他们，我们也会想办法减少损失。

　　动机vs内部危机

　　关于动机这一主题，我将添加一些关于在没有办公室的公司中的员工的动机的重要性的内容。这并不是一个关于薪水的问题。当你未能与老板，同事或下属待在一起工作时，你总是很容易忘记自己也是团队中的一份子。在线工作6个多小时后便会出现内部危机—-你可能忘记自己致力于一家公司并遗忘了公司文化。像我们这样以网络为中心的公司也具有自己的文化：就像我们非常重视客户，希望能够在游戏领域占据优势地位，并具有能够回答客户任何问题的能力。

　　并不存在任何通用技巧能够解决所有的这些电子办公问题。我们所使用的一种有效的方法是让雇员写下一篇关于媒体的文章或在会议中发言。在员工准备文本内容或展示的时候，他便会深入研究主题并感受到自己是更大团体的一份子。另外一种方法便是进行非正式的聚会，如一起喝酒之类。不管怎样，管理者都需要事先思考如何保持员工的积极性并确保他们拥有社交感。

　　保持与每位员工的交流并提供给他们适当的反馈非常重要。不要忘记在他们做得好的时候给予表扬，也请勇敢地激励他们做得更好—-但需要批评的时候要注意对象应该是工作而不是人。最重要的是确保交流渠道的畅通，绝对不要保持沉默。不幸的是我并未轻松学到这点。去年春天我与另外一名联合创始人Alexander Murauski一起前往黑山共和国与我们的家人共度3个月的假期。但是很多麻烦事阻碍了我们与员工的交流。结果便是我们失去了两名本来能够留下的员工。

　　但离开原来的国家并非与员工失去联系的唯一可能性。太过专注于一个业务元素也可能忽视其他员工。不过现在我知道这种情况的危险性了。

　　Trello，Skype和Cloud

　　比起一家员工都待在各自隔间的公司来说，确定工作流程对于没有办公室的公司来说更加重要。我们在公司开始发展的时候便意识到这点，即当我们需要雇佣第二以及第三个项目的经理去处理客户要求时。我们必须设计过程和机制以确保员工办公能够与在办公室办公一样有效率。

　　寻找任务管理工具需要付出长期的努力。我们尝试了Megaplan和Bitrix24，但在之后转向了Trello，因为它不仅很方便且很直观。现在Trello仍是我们的项目管理工具选择，即使我们不断改变着过程。关于大型项目表的本土化工作，我们经常在基于云端的平台上使用翻译器。而剩下的交流我们便会借助电子邮件，Skype或谷歌Hangouts完成，这也帮助着我们进行虚拟群组会议。

　　我们所有的文件都储存在谷歌Drive上。为了支持在线文件，我们放弃了微软办公软件和其它离线程序。这么做的优势是我们可以轻松地使用来自任何设备和群组合作/修订过程的文件。

　　我们同样也创造了内部维基去集中并系统化我们的知识，规则，参考内容以及程序。所有的一切内容，包括Alconost电子邮件账号和使用Trello的基本原则都储存在里面。我们会定期添加并更新维基文章，这能够帮助雇员们快速做出调整并更有效地完成工作。

　　自动化例行任务以及简化业务过程很重要。这能够节省工作时间，减少职员人数并为更多创造性任务腾出更多资源。每天浪费五分钟的单一任务一年将浪费一周的时间。

　　当然了，我建议你去寻找那些能够让你随时随地工作的工具。而基于今天的设备和手机网络，这是绝对可行的。我还记得以前的自己需要花一整天时间去编写视频脚本，与客户联系，管理公司，同时还要在海关检查对排队。而现在我所需要的只不过是一台具有5英寸屏幕的手机！

　　在没有办公室的时候有效办公的3大技巧

　　1.创造一个时间表。每天在同个时间起床并明确什么时间自己的工作效率最高。人们总有自己的节奏。

　　2.如果你不能在自己所处的地方工作，那就为自己创造一个适当的环境。待在一个两房且有不断哭泣和非常活泼的宠物的房间你可能会工作不下去。所以你需要寻找一个私人空间。对于我来说，那就是我的公寓中的书房。而对于Alexander，家附近的的业务中心中的一个小房间能够帮助他远离家中吵闹的两个小孩。

　　3.当不存在固定的时间表时，你的工作时间便是个变量。你的个人时间和工作时间并未像办公室职员那样具有明确的划分。有些人可能会因此感到疲乏，这便说明远程办公不适合他们。当你喜欢自己的工作时（游戏邦注：如果这是你真正愿意付出热情去做的事），那么不管你选择在一天中的哪个时间段去完成它都不再重要了。我并不是在“工作”，我只是在生活并追随着我的业务。这种设定让我很开心，并成就了我的生活。